依靠檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化；通過(guò)整合檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)虛擬形式的集中統(tǒng)一管理；基于安全、高效、全面和低成本等因素，實(shí)現(xiàn)資源共享最大化和資源利用多樣化。
主要功能
- 包括電子檔案的采集、存儲(chǔ)、利用、統(tǒng)計(jì)。系統(tǒng)可以通過(guò)靈活的掃描（單份或者批量），將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，以便電子流轉(zhuǎn)；對(duì)于已經(jīng)電子化的Office文檔，系統(tǒng)通過(guò)文件導(dǎo)入方式，歸檔到系統(tǒng)中。批量采集過(guò)程中，客戶可以完成插入、追加、替換、順序調(diào)整、刪除以及整批刪除等操作，提升采集工作效率。靈活的客戶化檔案庫(kù)定義可以根據(jù)不同企業(yè)、部門(mén)的業(yè)務(wù)性質(zhì)、管理要求，為電子化了的文檔，預(yù)先建立便于操作、管理的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。在實(shí)際生產(chǎn)過(guò)程中，業(yè)務(wù)人員只需要根據(jù)檔案類別，輸入不同的檔案屬性（索引信息）。歸檔后的文檔即可被企業(yè)內(nèi)部相關(guān)授權(quán)人員所調(diào)閱。調(diào)閱同樣靈活、方便，既可以通過(guò)可以隨時(shí)調(diào)整的目錄結(jié)構(gòu)進(jìn)行檔案庫(kù)瀏覽，也可以根據(jù)所需文檔條件信息進(jìn)行查詢搜索；查詢可以基于一個(gè)檔案庫(kù)，也可以通過(guò)相關(guān)信息進(jìn)行多個(gè)檔案庫(kù)的聯(lián)合查詢。點(diǎn)擊查詢結(jié)果，文本或影像可以直接在客戶端上展現(xiàn)。同樣，可以客戶化定義的報(bào)表功能，為管理上不同的統(tǒng)計(jì)分析要求，提供強(qiáng)有力的工具。
- 實(shí)物檔案管理——包括實(shí)物檔案的分類管理、文件著錄、案卷管理、利用、統(tǒng)計(jì)。對(duì)于企業(yè)重要的檔案原件，如各種合同、公文，我們?cè)陔娮訖n案管理的同時(shí)，還為這些文檔提供高品質(zhì)的事物檔案管理，既具有電子文檔便于調(diào)閱的優(yōu)勢(shì)，又滿足企業(yè)檔案管理要求。這同樣適用于沒(méi)有電子化的實(shí)物檔案管理。同時(shí)，實(shí)物檔案管理與電子檔案管理的管理內(nèi)容可以相互利用，從開(kāi)始建檔到最終查詢，無(wú)論從那個(gè)子系統(tǒng)都可以看到另外一個(gè)系統(tǒng)的信息，并直接利用。
- 用戶管理——包括操作員管理，用戶組管理、權(quán)限管理。在操作員中進(jìn)行事權(quán)劃分，按照各自的角色使用被授權(quán)的功能，操作被授權(quán)的檔案，確保信息的安全。權(quán)限分配既可以根據(jù)用戶，分配檔案庫(kù)權(quán)限；也可以根據(jù)檔案庫(kù)，分配用戶權(quán)限。同時(shí)，通過(guò)系統(tǒng)日志，系統(tǒng)管理人員可以監(jiān)控操作員的操作、系統(tǒng)的運(yùn)行，并在系統(tǒng)出錯(cuò)時(shí)，為系統(tǒng)管理人員和維護(hù)人員提供解決問(wèn)題所需的信息。
- 輔助工具——方便用戶日常的檔案管理工作，如：條碼打印工具、條碼識(shí)別工具、圖像處理工具，此外還可以由用戶自行添加第三方工具，可適用于不同行業(yè)需求，是具有高度穩(wěn)定性、開(kāi)放性、通用性和靈活性的產(chǎn)品化、平臺(tái)化軟件系統(tǒng)。